Her kan du læse, hvordan Birch Ejendomme ("vi", "os", "vores") indsamler, behandler og opbevarer en række af dine oplysninger, når du er i kontakt med os mv.
Vi behandler bl.a. dine personoplysninger
- Når du modtager markedsføringsmateriale
- Når du er lejer
- Når du er leverandør mv.
- Når du søger job hos os
- Når du er pårørende til en af vores medarbejdere
- Hvis du optages via vores tv-overvågning
- Når vi indsamler cookies
Du kan læse mere om vores behandling til de forskellige formål nedenfor.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler dine personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (og legitime) interesser. Vi behandler kun de person-oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
1. Dataansvarlig
Birch Ejendomme består af en række selskaber, som hver især er dataansvarlige og sikrer, at behandlingen af dine personoplysninger til de nedennævnte formål sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Du kan læse om dataansvaret under de enkelte afsnit nedenfor.
Vores kontaktoplysninger er:
Birch Ejendomme
Sortenborgvej 2
8600 Silkeborg
Tlf. nr. 89 20 72 00
birchgm@birchgm.dk
Visse af vores koncernselskaber kan endvidere være dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger, som ikke er omfattet af denne privatlivspolitik. Du kan dog altid kontakte os, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.
2. Indsamling og behandling af oplysninger
2.1 Markedsføring
Birch Ejendomme kan indsamle og behandle dine personoplysninger med henblik på vores markedsføring. Dette kan ske via vores hjemmeside https://www.birchejendomme.dk/ eller gennem kontakt til en af vores medarbejdere.
Vi indsamler i den forbindelse dine kontaktoplysninger (såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse o. lign.), når du frivilligt opgiver disse oplysninger til Birch Ejendomme. Indsamlingen af dine informationer kan eksempelvis ske i forbindelse med bestilling af en brochure, bestilling af en fremvisning, tilmelding til vores interesseliste, tilmelding til nyhedsbreve samt deltagelse i en konkurrence.
Retsgrundlaget for behandlingen er det samtykke du giver i overensstemmelse med markedsføringslovens § 10 og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Oplysninger i relation til udsendelse af markedsføringsmateriale opbevares som udgangspunkt så længe vi anvender det samtykke, du har givet til at modtage markedsføringsmateriale, og indtil 2 år efter vores seneste anvendelse af samtykket.
Birch GM Ejendomme ApS er dataansvarlig for behandling af personoplysninger i markedsføringsøjemed.
2.2 Lejer
Vi har udarbejdet en særskilt privatlivspolitik for behandling af personoplysninger om vores lejere. Du kan se privatlivspolitikken her. Dataansvaret for lejeadministration er det selskab, som står for udlejninger (udlejer).
2.3. Leverandørkontakt mv.
Hvis du eller en virksomhed, som du repræsenterer, er leverandør, samarbejdspartner eller rådgiver, behandler vi dine personoplysninger, herunder dine kontaktoplysninger, din tilknytning til virksomheden eller andre personoplysninger, som du måtte give os. I visse tilfælde kan vi også modtage lignende personoplysninger om dig fra tredjemand, fx din arbejdsgiver eller dine kollegaer.
Vi behandler disse oplysninger for bl.a. at kunne håndtere og besvare din henvendelse, og for at kunne kommunikere med dig eller den virksomhed, som du repræsenterer. Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne kommunikere med dig samt evt. opfylde den aftale, vi har indgået med den virksomhed, du repræsenterer.
Hvis vores aftale er indgået direkte med dig (og ikke et selskab), er retsgrundlaget for behandlingen databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt, vi har indgået med dig (fx en serviceaftale).
Vi opbevarer som udgangspunkt oplysningerne i den periode, hvor aftaleforholdet eller relationen mellem os og den virksomhed, du repræsenterer, består. Oplysningerne slettes som udgangspunkt 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor den seneste henvendelse efter aftaleforholdet eller relationen er afsluttet.
Dataansvaret for administration af personoplysninger i relation til leverandører mv. er det Birch-selskab, som er part i aftalen med leverandøren mv.
2.4 Rekruttering
Vi har udarbejdet en særskilt privatlivspolitik for behandling af personoplysninger om vores jobansøgere. Du kan se privatlivspolitikken her.
Birch Byg Holding A/S er er dataansvarlig for behandling af personoplysninger ved rekruttering.
2.5 Pårørende
Vi behandler oplysninger om pårørende til vores medarbejdere. Dette omfatter navn, telefonnummer, e-mailadresse, adresse og relation til medarbejder, således at vi har en kontaktmulighed til den pårørende, i så fald det er nødvendigt. Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne komme i kontakt med de pårørende.
Vi opbevarer som udgangspunkt oplysningerne så længe ansættelsesforholdet består ift. medarbejderen. Dataansvaret er hos det Birch-selskab, som er arbejdsgiver i forhold til den medarbejder, som den pårørende er tilknyttet.
2.6 Tv-overvågning
Som led i vores tv-overvågning på bl.a. byggepladser mv., optages der billeder af personer samt deres geografiske placering (tid og sted). Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at overvåge byggepladser mv. som led i vores sikkerhedsforanstaltninger. Hvis der optages strafbare forhold (fx hærværk), er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8.
Vi opbevarer som udgangspunkt oplysningerne i op til 30 dage i overensstemmelse med tv-overvågningsloven.
Birch GM Silkeborg ApS er dataansvarlig for personoplysninger, som behandles i forbindelse med tv-overvågning.
3. Cookies mv.
Vores hjemmeside anvender "cookies", der er en tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus.
Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning: https://minecookies.org/cookiehandtering/
Retsgrundlaget for behandlingen er cookiebekendtgørelsens § 3, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (for nødvendige funktionalitetscookies), idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne opretholde funktionaliteten og sikkerheden af hjemmesiden og cookiebekendtgørelsens § 4, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke (for øvrige cookies).
Du kan læse mere om vores brug af cookies i vores Cookiepolitik, der kan tilgås via følgende https://birchejendomme.dk/om-os/politik/cookiepolitik. Heraf fremgår også tidsperioden for de enkelte cookies.
4. Modtagere mv.
Birch Ejendomme kan videregive dine personoplysninger til koncernforbundne selskaber samt vores rådgivere. Derudover vil dine personoplysninger kunne videregives til entreprenører, leverandører og købere eller potentielle købere af vores ejendomme samt deres rådgivere.
Birch Ejendomme kan endvidere overlade dine oplysninger til eksterne it-leverandører mv. (databehandlere), som vil have adgang til at behandle dine oplysninger på vegne af Birch Ejendomme. Birch Ejendomme anvender eksempelvis eksterne it-leverandører til at fremsende nyhedsbreve.
Hvis en ekstern leverandør behandler dine personoplysninger uden for EU/EØS, vil det ske i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler GDPR-regler, herunder eksempelvis på baggrund af EU-Kommissionens standardbestemmelser.
Birch Ejendomme kan videregive dine oplysninger til offentlige myndigheder, hvis myndigheden kræver det, samt der er lovhjemmel hertil.
5. Beskyttelse af personoplysninger
Hos Birch Ejendomme tager vi IT-sikkerhed og datasikkerhed alvorligt. Vi vurderer derfor løbende vores IT-og datasikkerhed med henblik på at sikre, at dine personlige oplysninger til enhver tid opbevares både forsvarligt og fortroligt.
Vi behandler dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til, og de vil blive slettet, når formålet er opfyldt eller ikke længere er relevant. Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
Der er alene de medarbejdere, som har et relevant og nødvendigt formål med behandlingen af indhentede oplysninger, der har adgang til at bruge personoplysningerne. Dog kun i det omfang det er nødvendigt, for at kunne servicere dig som lejer eller for at overholde gældende lovgivning. Oplysninger videregives alene til samarbejdspartnere, som arbejder for os, og har til opgave at varetage nødvendige funktioner.
6. Tredjepartsoplysninger
Adgang til enhver tredjeparts hjemmeside via et link fra Birch Ejendommes hjemmeside sker på eget ansvar og på egen risiko. Birch Ejendomme påtager sig således intet ansvar for sådanne hjemmesider.
7. Kontakt og rettigheder
Du har ret til at få indsigt i og berigtiget de personoplysninger, som vi behandler om dig. Derudover har du følgende rettigheder:
- Du har i visse tilfælde ret til at få slettet de personoplysninger, som vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme, eller er nødvendige for, at vi kan betjene dig som lejer.
- Ret til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
- Du har ret til en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger, hvis du eksempelvis bestrider rigtigheden af oplysningerne, eller gør indsigelse mod behandlingen.
- Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger, herunder vores behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
Retten til at tilbagekalde samtykke
I de situationer, hvor du har givet samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Det kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor. Vi gør i denne forbindelse opmærksom på, at tilbagetrækning af samtykke ikke påvirker lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Du kan sende din anmodning til den angivne e-mailadresse. Din anmodning vil blive besvaret hurtigst muligt, og senest én måned efter, at vi har modtaget din anmodning. Ved komplicerede anmodninger kan fristen forlænges med to måneder. Hvis anmodningen er åbenbart grundløs eller overdreven, kan anmodningen afvises, eller der kan opkræves et gebyr.
Du kan til enhver tid få information om de oplysninger, Birch Ejendomme behandler om dig, ved at kontakte os på vores e-mailadresse: birchgm@birchgm.dk
8. Klage
Du har mulighed for at klage over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet via e-mailadressen dt@datatilsynet.dk. Se yderligere kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datatilsynet.dk. Ønsker du ikke længere, at vi skal behandle dine personoplysninger, eller at vi skal begrænse behandlingen af dine personoplysninger, kan du også sende os en anmodning herom til ovennævnte e-mailadresse.